Mida aeg edasi, seda rohkem on tekkinud klientidel vajadus korrektsete postiloendite ja tarkvara järele.
cPanel serveritel on selleks vaikimisi Mailman tarkvara ja hallatavad postiloendid.

1. Mis on Mailman postiloend ja milleks seda vaja on?

Üldiselt:
Postiloend on “e-posti teenus”, mis toimetab e-posti loendi aadressile saadetud kirjad edasi kõikidele seal nimekirjas olevatele e-posti aadressitele. Ühte postiloendi koonduvad reeglina ühiste huvidega inimesed eesmärgiga suhelda oma harrastuse või huviala teemadel. Samas saab postiloendeid edukalt kasutada ka klientide baasina, kus postiloendite kaudu saadetakse oma klientidele infot ja uudiskirju või tootepakkumisi. Postiloendeid saab kasutada ka näiteks teenuse pakkumiseks, kus näiteks logistikaga tegelev ettevõtte koondab loendisse kõik tema kaudu kaubavedu teostavad kliendid/firmad ning edastab sealtkaudu pakkumisi/töid. Mailman postiloend on lihtsalt hallatav ning vastab tänapäeva nõuetele masspostituse saatmise kohta, sisaldades “unsubscribe” päist ning korrektset “bounce monitooringut” (automaatset nimekirjahaldust).

Miks postiloendeid vaja on:
– Enamus e-posti servereid ei võta enam vastu kirju, kui TO või CC või BCC real on rohkem kui 30-50 adressaati (postiloend saadab kirja per kasutaja)
(selliselt kirja saatmisel võivad e-posti serverid saata tagasi veateated või lisada saatja e-posti aadressi rahvusvahelistesse mustadesse nimekirjadesse)
– Enamus e-posti servereid ei võta kirju vastu, kui neid saadetakse sama domeeni alt rohkem kui 40 kirja korraga samale e-posti serverile (näiteks Google e-posti serverid)
– Paljud “kliendibaasid” (ehk siis nimekirjad saatja arvutis) on modereerimata ehk sisaldavad vanu kontakte, kas nimekirjas olev e-posti aadress on muutunud või enam ei eksisteeri
(Tihtipeale on omas arvutis sellise “kliendibaasi/kontaktinimekirja” haldamine suhteliselt vaevanõudev, eriti kui see sisaldab üle 300 aadressi. Samas mittetoimivad aadressid ja neile kirjade saatmine võib osutuda koormavaks nii Teie e-posti serverile kui ka põhjustada Teie e-posti serveri blokeeringu kui ka domeeni blokeeringu rahvusvahelisel tasandil!)
– “Kontaktide nimekirjale” saadetavatel kirjadel puudub üheselt arusaadav võimalus kirja saajal ennast nimekirjast eemaldada
(Siinkohal tuleb mainida, et enam ei ole aasta 2008! Ehk siis osa suurimaist e-posti servereist nõuab masspostituse korral saadetud kirjadel kas ABUSE või unsubscribe märke olemasolu, ehk siis võimalust kirja saajal ennast masspostituse nimekirjast eemaldada selliselt, et talle enam sealtkaudu kirju ei saadeta! Selle olemasolul saab kirja saaja teha seda ise, mitte et peaks täiendava kirja saatma tagasi ja lootma et tema aadress eemaldataks – see jälle tõstab kirja usaldust/väärtust!)
– Lihtne hallata oma kontaktide nimekirja ühest kohast (võimalus alati kontakte juurde lisada/eemaldada)

2. Kuidas luua postiloendit?

1. Logite sisse cPanelisse (juhendi leiate SIIT)
2. Liigute kohta: EMAIL > Mailing Lists

3. “Create a Mailing List” all täitke ära postiloendi nimi, valige domeen ja nimekirja administreerimise jaoks vajalik parool.

Lisaks märkige kas postiloend on privaatne või avalik!
(NB! Avaliku postiloendiga saavad kõik soovijad liituda ja sellel on oma halduslehekülg. Kui teil on oma klientide nimekiri, kuhu lisate ise uusi kontakte, soovitame kasutada “private” märget.)
4. Klikkides nupule “Add” – luuakse Teie postiloend.

NB! Peale postiloendi loomist, kontrollige et Teie kasutatav e-posti aadress oleks postiloendi omanikuna kirjas!
Selleks saate minna samal lehel:
Soovitud postiloend > Manage > “mailing list administration” General Options > kontrollige välja “The list administrator email addresses”
(See on vajalik selleks, et saaksite tagasisidet postiloendis toimuvast ning aktsepteerida vajadusel uusi liitujaid ja hallata postiloendit!)

3. Kuidas hallata postiloendit?

Domeeninime kaudu
1. Üldsusele nähtavad postiloendid
Haldusliidese aadress on kujul: https://teiedomeeninimi.ee/mailman/admin/ (kuvab kõik domeeni all avalikult nähtavad postiloendid)
2. Privaatsed (peidetud postiloendid)
Haldusliidese aadress on kujul: https://teiedomeeninimi.ee/mailman/admin/POSTILOENDINIMI_TEIEDOMEENINIMI.EE (kus siis postiloendi nimi on antud postiloendile antud/eraldatud nimi ning domeeninimi on Teie kasutatava domeeni nimi ilma www eesliiteta)
NB! Postiloendi kasutamiseks on vaja postiloendi administraatori salasõna ja/või oma e-posti kontole delegeeritud õigusi.

Veebimeili kaudu
Kui Teie lokaalsele domeeni e-posti kontole on antud/delegeeritud postiloendi haldamise õigus:
1. Sisenege veebimeili (aadress on kujul webmail.teiedomeeninimi.ee)
2. Klikkige paremal üleval nurgas asuval oma veebimeili kasutajatunnusel – avaneb kasutajamenüü
3. Klikkige lingil “Mailing Lists” (NB! Kui vastavat linki kasutajamenüüs ei kuvata, siis ei ole Teile postiloendi haldamiseks õigusi delegeeritud!)

cPaneli kaudu (kõige levinum haldamisviis)
1. Logige sisse cPanelisse (juhend SIIN)
2. Liikuge kohta: EMAIL > Mailing Lists

4. Soovitava postiloendi real klikkige lingile “Manage”
Peale seda tuleb teile ette järgnev vaade:

Info postiloendite funktsioonide kohta:

Configuration Categories all
– General options
Postiloendi üldised seaded seoses postiloendi nime, administraatorite, parooliteavituste, kirjade suuruste, vastusaadressite jne.
– Passwords
Saab hallata postiloendi peakasutaja kui administraatorite ja postitaja rollide paroole
– Language options
Saate määrata keelevalikuid nii üldiseid kui ka muid keeli valikutesse
– Membership management
Näete ära postiloendiga liitunud kasutajad ja nendele määratud rolle ning määranguid ja lisada uusi või eemaldada vanu kasutajaid, kui ka muuta/uuendada nende e-posti aadresse
– Non-digest options
Saate hallata “otse minevate” (ei vaja modereerimist) kirjade lisamääranguid/seadeid
– Digest options
– Privacy options…
Saate hallata postiloendi privaatsussätteid, rämpsposti seadistusi jne.
(“Advertise this list when people ask what lists are on this machine?” alt saate määrata, kas Teie postiloendit kuvatakse üldinfo lehel Teie domeeni all või mitte!)
– Bounce processing
Seaded, kuidas postiloend käitub tagasitulevate kirjade ja mitteeksisteerivate aadresside korral
(Näiteks millise aja järel eemaldab postiloend automaatselt mitteeksisteeriva e-posti aadressi üldnimekirjast automaatselt)
– Archiving Options
Kas ja millal postiloendisse saadetud kirju arhiveeritakse
– Auto-responder
Kas ja mis tingimustel saadetakse postiloendisse saatjale kiri ja mida see kiri sisaldab.
– Content filtering
Kas ja millised manused või sõnad võivad postiloendist läbi minna ning millised neist eemaldatakse

Other Administrative Activities all
– Tend to pending moderator requests
Kõik modereerimist vajavad tegevused – kirjade lubamine postiloendisse, liitujate lubamine, jne.
– Edit the public HTML pages and text files
Avaliku postiloendi korral postiloendi veebikuva muutmisvõimalus
– Go to list archives
Siia alla kuvatakse arhiivis olevad sõnumid

4. Näiteid/Lisainfot

Kui teil on avalik postiloend:
– Postiloendite aadress on kujul: https://teiedomeen.ee/mailman/listinfo/
– Postiloendite haldusliidese aadress on kujul: http://teiedomeen.ee/mailman/admin

Allolevad lingid on näha nii avatud kui privaatse postiloendi puhul, küll aga ei kuvata neid eelmistel linkidel!
– Postiloendi haldusliidese aadress on kujul: https://teiedomeen.ee/mailman/admin/listinimi_teiedomeen.ee (NB! Nõuab postiloendile loomise käigus määratud salasõna!)
– Postiloendi aadress on kujul: https://teiedomeen.ee/mailman/listinfo/listinimi_teiedomeen.ee
(Seal on võimalik ka postiloendiga liituda, kui ka liitujal oma sätteid hallata)

Näidisrakendused oma lehelt postiloendiga liitumiseks:
1. Loo enda kodulehe kataloogi HTML või PHP fail, mis sisaldaks järgmist koodi:

2. Nüüd lisa samasse kataloogi PHP fail nimega list_command.php mis sisaldaks järgnevat koodi:

NB! “list_name” ja “list_domain” andmed peaksid olema asendatud Teie postiloendi andmetega!

NB! Vaikesätetega on postiloenditel nõue, et postiloendiga liitumine nõuab kasutaja kinnitust – soovitame seda nõuet mitte muuta, kuna vastasel juhul võib postiloend rämpspostirobotite poolt ummistuda või hakata saatma rämpsposti. (Viimasel juhul tõkestatakse ligipääs Teie veebilehele ja/või konto suletakse)
NB! Selliselt koodi lehele lisades tuleks KINDLASTI lisada sellele skriptile ka Google reCaptcha lisaautent, vältimaks rämpspostirobotite “mass subscribe”’i Teie postiloendile! Rohkem infot lisaautendi kohta leiate: SIIT

5. Küsimused/Vastused

K: “Saatsin postiloendisse manusega kirja, kuid see ei läinud läbi manuse/kirja suuruse tõttu?”
V: Tõenäoliselt oli manus+kogu kirja teksti suurus mahu poolest üle vaikimisi määratud seadistuse. Seda saate muuta järgnevas kohas:
cPanel > EMAIL > Mailinglists > soovitud postiloendi juures valige “Manage” > General options > Additional settings kohas “Maximum length in kilobytes (KB) of a message body. Use 0 for no limit.”
NB! Kindlasti ei soovita me sinna lisada 0’i vaid mõistliku määrangu KB näiteks 15 MB suuruse kirja korral oleks soovitud numbriks: 15000
(Serveri poolepeal ei ole otseselt vahet, kui suur manus liigub postiloendisse, küll aga ei pruugi enamus e-posti teenuste pakkujaid saadetud adressaatidele üle 15-25 MB manuseid või sellise kogumahuga kirju vastu võtta lubada/suuta!)
——————————-
K: “Ma soovin, et kui administraator saadab kirja, siis seda ei suunataks modereerimisele, kas see on võimalik?”
V: Jah:
1. Valige cPanel keskkonnas EMAIL > Mailinglists > soovitud postiloendi juures valige “Manage” > General options kohas “The list administrator email addresses.” veenduge, et administraatori e-posti aadress on selles nimekirjas? Kui ei ole, siis tuleks see sinna lisada!
2. Valige cPanel keskkonnas EMAIL > Mailinglists > soovitud postiloendi juures kliki “Manage” > “Membership Management”. Kontrollige kas sellel kasutajal on “mod” kast selekteeritud? Kui jah, siis see kast peaks olema tühi konkreetsel kasutajal!
——————————-
K: “Näen et see postiloend ja haldus on inglisekeelsed – kas oleks võimalik lisada ka eesti keele ja veel mõne teise keele sinna?”
V: Jah, On võimalik. Mailman postiloendid toetavad mitmekeelsust.

Seadistamiseks valige cPanel keskkonnas EMAIL > Mailing Lists > Valite soovitava postiloendi juures “Manage” > “List mailing list administration” lehel valite “Language options”
(Saab salvestada/muuta nii listi üldist keelt (sh. ka halduskuva keelt) kui lisada ka kasutajatele erinevaid keelelaadi võimalusi!)
——————————-
K: “Kas Mailman lubab ka kontaktide importi/eksporti failist – väga tüütu on neid ükshaaval sisestada/eemaldada?”
V: Jah, mass “subscribe” ja mass “removal” võimalused on Mailman all täitsa olemas:
cPanel liideses valige EMAIL > Mailing Lists > Membership Management > ja sealt vastavalt kas “Mass Subscriptions” või “Mass Removals”
NB! “Mass Subscriptions” korral on hea tava jätta “Send welcome messages to new subscribers? – Yes” valituks, kuna see saadab kasutajale teavitused postiloendi infoga ja ka esialgsed juhendid!
——————————-
K: “Kasutan Teie Mailman postiloendit, aga juba peale esimeste uudiskirjade saatmist on hakanud palju “unsubscribe” teateid tulema. Samas kasutajatega suheldes pole nad soovinud postiloendist lahkuda. Miks need teavitused tulevad ja mida edasi teha?”
V: Mailman ise kedagi niisama postiloendist ei eemalda! Oleme sellist toimingut näinud järgnevatel juhtudel:
1. Inimene on ise ennast postiloendist eemaldanud
2. Postiloendis on vigane või uuendamata e-posti aadress (Siin puhul tasuks üle kontrollida kasutajalt, kas konkreetne e-posti aadress endiselt eksisteerib!)
Viimase puhul oleme näinud juhtumeid, kus saadetakse massiliselt kirju näiteks @mail.ee või @hot.ee aadressidele, kuigi need enam ei eksisteeri ja on kasutajatel muutunud kas firma aadressiteks @firmanimi või on kasutajad üle läinud @hotmail.com või @gmail.com alla, uuendamata samas oma kontakt e-posti aadressi uudiskirja saatja juures.
Sellisel juhu sõelub vastavad vigased e-posti aadressid välja Mailmani automaatne hooldus (peale mõnda “bounce teadet”, mitte kohe esimesel korral), mis need aadressid sealt ka eemaldab. Postiloendiga kirju saates ei ole kindlasti “kvantiteet võrdne kvaliteediga” (ehk rohkem e-posti aadresse nimekirjas ei võrdu kindlasti parema tulemusega)!
——————————-
K: “Mul on Äriregistrist/kuskilt mujalt ostetud kontaktidega nimekiri/andmebaas, kas ma saan seda ka kasutada Mailman tarkvaras?”
V: Kuigi seda on võimalik seal teoreetiliselt kasutada, ei soovita me seda teha! Tegelikult ei soovita me selliselt toimida ka lisades nendest nimekrijadest saadud e-posti aadresse oma e-posti rakendusse TO, BCC või CC reale!
——————————-